【例文】アポイントの日程調整する時は？ビジネスメールの書き方

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【例文】アポイントの日程調整する時は？ビジネスメールの書き方について書いていきます。

ビジネス上のアポイントで日程調整を行わなければならない場面は、しばしば生じますよね。中でも日程が決まっていたにも関わらず急な事情が生じたために再度日程を調整し直すような場合、相手に迷惑をかけることにもなりますので日程調整をお願いするメールを書く場合には格段の注意が必要と言えるでしょう。そこで今回は日程調整を相手方にお願いする場合のビジネスメールの書き方について、例文と共に紹介して参ります。

１．メールで候補日の選択肢を３つ提示すること

日程調整を依頼する場合、こちらからのお願いなのでできるだけ相手の意向を尊重したいという気持ちは理解できます。しかし、例えば「今月ならいつでも結構です」と言われた場合、漠然とし過ぎているため相手はかえって返答に困ることもあります。

そこで相手のことを思えばこそ具体的な候補日を3日程度選択肢として提示し、その中から選んでもらうようにすることが望ましいと言えます。

その上で、もし提示した候補日が全て相手の都合が悪い場合も想定し、他の日を希望する場合は具体的な候補日を2日程度提示してもらうように案内しておくことです。では例文で確認してみましょう。

お世話になっております。
お忙しいところ誠におそれいりますが、次回打ち合わせの日程につきましてご検討をお願い申し上げます。
もし下記の候補日の中で○○様のご都合の良い日がございましたら、
その日をお知らせください。・○月○日午後2時～
・○月×日午後2時～
・○月△日午後2時～

もし、候補日以外の日程をご希望される場合は、
お手数ですが2日ほど候補日を教示頂ければ幸いです。

それではご検討のほど、よろしくお願い致します。

２．日程調整が必要な返信メールを送る場合は

今度は立場を変え、①でご紹介した日程候補を知らせるメールを受け取ったところ候補日全て都合が悪く、こちらから別の候補日を知らせる必要が生じた場合の返信のポイントについて説明致します。この場合、くどくどと都合がつかない理由を説明する必要はありませんし、書くべきでもありません。

どんなに込み入った理由を聞かされても相手にとっては「断り」を述べているに過ぎませんので、長々とした説明は却って迷惑なだけです。簡潔にお詫びするだけに留めた方がスマートです。

また、こちらから知らせた候補日が今度は相手側がNGという場合もありますので、少々先の日程となったとしてもある程度自由に日程調整がつく期間を合わせて知らせておくと何度もやり取りせずに日程調整を行えます。では例文で確認してみましょう。

お世話になっております。
ご連絡を頂き、ありがとうございました。
打ち合わせの候補日ですが、あいにくご提示頂いた3日とも諸般の事情で
どうしても都合を付けることができません。
せっかくご検討頂いたのに誠に申し訳ございませんでした。
次回の日程ですが、下記日程のどちらかであれば
都合をつけることができますが如何でしょうか。・○月○日午後2時～
・○月□日午後2時～もし両日ともご都合が悪い場合には、少し先の時期となりますが
×月第一週でしたら○○様のご都合に合わせて日程調整ができると思われます。
以上勝手を申しまして恐縮の限りですが、ご検討頂けましたら幸いです。

３．決まっていた日程を変更する場合

それでは冒頭でもお伝えしていた日程が決まっていたのに変更しなければならなくなった場合について、メールのポイントを紹介しましょう。

変更をお願いせざるを得ないなら、②でお伝えしたとおりくどくど細かく相手に事情説明をしても却って迷惑です。ただし、相手と同意していた日程を変更するのですから多少オーバーになるかも知れませんが、変更せざるを得なった事情は大変緊急性の高い事態であったことにしておくことが、「嘘」と言うより相手への「配慮」として大切です。

また、変更を依頼する場合は相手側が時間調整しやすいよう、できるだけ終日大丈夫な日を知らせるようにすることも大切なマナーです。ではこれらのポイントを例文で確認してみることにしましょう。

お世話になっております。
過日はお忙しい中、次回打ち合わせの日程を
お知らせ頂きありがとうございました。実は甚だ恐縮ですが緊急で対応しなければならない事態が生じましたため、
次回日程の都合がつかなくなってしまいました。
せっかく決めて頂いていたのに誠に申し訳ございません。
付きましては、下記のいずれかの日程に変更をお願いできないでしょうか。・×月×日（×曜）○時～
・×月○日（○曜）終日
・×月△日（△曜）終日
もし上記日程でご都合が悪いようでしたら、お手数ですが○○様のご都合が
良い日をご教示ください。その場合は、できる限り調整を図りたいと存じます。
この度は重ね重ねご迷惑をおかけすることになり、
本当に申し訳ございませんでした。

以上ご検討頂けましたら幸いです。

日程調整をお願いするビジネスメールの書き方について、例文と共にご紹介しましたが如何だったでしょうか。特にお願いしにくいような状況で、相手方が感心するぐらいのメールを出せれば相手方の皆さんに対する評価や好感度はぐっと高まります。ビジネスにおいてピンチはチャンスです。この記事を参考に、相手方に一目置かれるようなビジネスメールを作成できるようぜひ努力を重ねてくださいね。