【ビジネスマナー】年末年始に送る挨拶メールの基本とは

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【ビジネスマナー】年末年始に送る挨拶メールの基本とはについて書いていきます。

年末年始の挨拶を「メール」で行うケースは増えており、インターネットの利用率の高まりなどを背景に今後さらにメールでの挨拶が一般化されていくことも予想されています。

そこで重要となるのが、挨拶メールにおけるビジネスマナーです。特に年末年始の挨拶はビジネス的観点でも重要な挨拶となるわけで、失礼が無いようにするためにも最低限のビジネスマナーを身に付けておくことは大事です。

今回は年末年始に送る挨拶メールについて紹介していきます。

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新年の挨拶を基本メールとは

新年の挨拶をメールで送ろう、そう考える際にまず知っておくべきなのが、やはり年末年始の挨拶は基本的に対面であることが望ましいという事です。

業務連絡など日常的な連絡方法として普段メールでやりとりをしていても、やはり年末年始の挨拶において顔を合わせることなくメールだけで済ませてしまおうと考えることはビジネスマンとしてあまり褒められた考えではありません。

時間や手間をかけてでも、お世話になった年の瀬の挨拶、新年の挨拶などは、相手の顔を見て行うことがビジネスマナーであることを知っておくことは大切です。

しかし、先方の都合などもありタイミングが合わない、また遠方な為挨拶に伺うのが現実的に難しい、こうしたケースもあるかもしれません。また年賀状などの代わりにメールで新年の挨拶を行うことも一般化しつつもありますが、とは言え自分の考えだけで判断することなく、やはり相手に合わせた柔軟な考え方を持つことも大切です。

年末年始の挨拶メールで気をつけること

まず気を付けたいこととして、年末年始のメールを送るタイミングがあります。

タイミングには十分気をつけ、失礼の無いようにしておく必要があります。特に新年のご挨拶をメールで送る場合、あまり遅くなってしまうことは望ましくありません。

年賀状は「松の内まで」と言われ、一般的には1月7日までとされています。地域性によってこのあたりの認識は違ったりすることも多くありますが、まずはこうしたタイミングなどについてしっかりと考える必要があります。

挨拶文、どのような内容にするのかについても、ケースバイケースでしっかりと考えて送る必要があります。挨拶にお伺いしたけど直接会うことが出来なかった場合などにはそうした旨を文面に沿えておくことも必要となりますし、お伺いしたいけど物理的に難しいなど場合にもそうした旨を文面で伝えることも大切です。

メールでの挨拶となるだけで、対面時の丁寧さ、親切さが欠けてしまい配慮が足りない文面のメールを送ってしまう人は多くいます。メールにもビジネスマナーがあることをわきまえ、失礼の内容な文面を心掛けるようにしましょう。

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さいごに

挨拶メールにおいて失礼が無いようにすることは大切ですが、よくやってしまいがちなミスなどについてもここで少し触れておきたいと思います。まず多いのが、年賀状をもらった相手にメールで返信してしまうことです。常識的な考え、ビジネスマナーとして考えても、年賀状をくれた人には年賀状で返すことがマナーです。今から送ると時間がかかるから、など自分都合で簡易的な方法で返してしまうことの無いようにしましょう。

また、挨拶メールを送る相手が複数いる、多数いるからといって、一斉送信でメールを送ってしまわないようにしましょう。その際にやってしまいがちなのが、BCCなどで一斉送信してしまうことです。BCCで送信してしまうと、相手に一斉送信であることが分かってしまいます。このような行動はビジネスマナーとして失礼な行動となります。メールとなるだけで手間を惜しみ効率化を考えがちになりますが、まずは失礼がないかどうかマナー的な観点で考えることが先決となります。

挨拶メールを送る際に気をつけるべきことについてお話してきましたが、どれも常識的な範疇のことばかりです。メールとなるだけで考えが及ばなくなってしまうケースが多いようですが、それが原因で失礼なメールを送ることが無いよう改めて注意するようにして下さい。